Sous-traitance RGPD : Comprendre, sécuriser et piloter vos obligations
Introduction
La sous-traitance, pratique courante dans de nombreux secteurs, soulève des questions cruciales en matière de protection des données personnelles. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des règles strictes à la fois aux entreprises qui font appel à des sous-traitants et à celles qui agissent en tant que sous-traitants. Comprendre ces obligations est devenu stratégique pour éviter sanctions financières et atteintes à la réputation.
Cet article vous guide à travers les définitions, responsabilités, contrats et outils pour piloter efficacement la sous-traitance dans le respect du RGPD. Et bien sûr, nous vous présentons Subclic, la solution pensée pour simplifier et sécuriser la gestion des actes de sous-traitance.
Définition : Qu’est-ce qu’un sous-traitant au sens du RGPD ?
L'article 4.8 du RGPD énonce que le « sous-traitant » est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement."
En termes plus simples, le sous-traitant est une entité externe à laquelle une autre entreprise (le responsable du traitement) confie des opérations de traitement de données personnelles. Par exemple, une entreprise qui externalise son service de paie à une société spécialisée, ou qui utilise un fournisseur de logiciel SaaS pour gérer ses clients, fait appel à un sous-traitant au sens du RGPD.
Responsable de traitement, sous-traitant, co-traitant : les différences
Il est essentiel de distinguer les rôles de responsable de traitement, sous-traitant et co-traitant, car les responsabilités en matière de RGPD diffèrent.
Rôles et responsabilités en matière de traitement de données (RGPD)
| Rôle | Responsabilités principales | Qui détermine les finalités ? | Exemple par rôle |
|---|---|---|---|
| Responsable de traitement | Définit les finalités et les moyens du traitement | Lui-même | Une entreprise qui gère la base de données de ses clients |
| Sous-traitant | Traite les données pour le compte du responsable de traitement | Le responsable de traitement | Un prestataire de service cloud qui héberge les données |
| Co-traitant | Détermine conjointement les finalités et les moyens du traitement | Conjointement avec l'autre co-traitant | Deux entreprises qui partagent une base de données clients pour une campagne marketing commune |
En résumé, le responsable de traitement décide pourquoi et comment les données sont traitées, le sous-traitant exécute les instructions du responsable, et les co-traitants prennent ces décisions ensemble.
Les 3 formes de sous-traitance à connaître
La sous-traitance peut prendre différentes formes :
Sous-traitance classique : Une entreprise confie une partie de ses opérations à un prestataire externe (ex : hébergement de données).
Sous-traitance en cascade : Le sous-traitant initial fait lui-même appel à un autre sous-traitant (sous-traitance de rang 2).
Sous-traitance technique/logicielle : Utilisation d'un logiciel ou d'une plateforme SaaS qui traite des données personnelles (ex : outil de CRM).
Quelles sont les obligations du sous-traitant RGPD ?
Le sous-traitant a des obligations cruciales en matière de RGPD :
Mesures techniques et organisationnelles : Il doit mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données (chiffrement, contrôle d'accès, etc.). Il doit également garantir la confidentialité des données et former son personnel.
Documentation à maintenir à jour : Le sous-traitant doit tenir une documentation détaillée des traitements effectués pour le compte du responsable du traitement.
Obligation d’assistance envers le donneur d’ordre
Le sous-traitant doit assister le responsable du traitement dans le respect de ses obligations RGPD. Par exemple, il doit l'aider à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement) et à notifier les violations de données à la CNIL.
Risques et sanctions en cas de non-conformité
La non-conformité au RGPD peut entraîner :
Amende jusqu’à 2 % du CA annuel ou 10 M€
Rupture de contrat
Atteinte à la réputation.
Responsabilités du responsable de traitement
Vérifier la conformité du sous-traitant
Critères à contrôler :
Mesures de sécurité
Certification ou labels
Contrat clair
Localisation des données
Traçabilité
Mettre en place un contrat RGPD conforme
Le contrat doit encadrer le traitement, fixer les obligations, interdire le recours non encadré à des sous-traitants ultérieurs.
📝 Checklist contrat RGPD :
Objet et durée du traitement
Type de données
Obligations du sous-traitant
Confidentialité
Sécurité
Droit d’audit
Suivre et documenter les traitements sous-traités
Tenir un registre des sous-traitants, intégrer des revues régulières et prévoir des plans d’action en cas d’incident.
Le contrat de sous-traitance RGPD : points clés
Ce que prévoit l’article 28 du RGPD
Article 28 : le contrat doit encadrer strictement les traitements réalisés par le sous-traitant : https://www.privacy-regulation.eu/fr/28.htm
En résumé : sécurité, confidentialité, instructions claires et autorisation pour tout sous-traitant ultérieur.
Clauses obligatoires à intégrer
Objet du traitement
Durée du traitement
Type de données
Engagement de confidentialité
Mesures de sécurité
Recours à d’autres sous-traitants
Droits d’audit
Sous-traitants ultérieurs et contrôle en cascade
Le sous-traitant ne peut confier une tâche à un autre prestataire sans accord écrit préalable. Le responsable garde la main sur la chaîne.
Co-traitance ou sous-traitance ? Bien faire la différence
Définition du co-traitant
Le co-traitant détermine conjointement les finalités du traitement avec un autre acteur.
Cas concrets : comment distinguer les deux statuts ?
Statuts RGPD selon la situation
| Situation | Statut |
|---|---|
| Un éditeur SaaS hébergeant des données clients | Sous-traitant |
| Deux entreprises menant une enquête commune | Co-traitants |
| Un cabinet RH externalisé | Sous-traitant |
Comment se mettre en conformité ?
Étapes clés pour les sous-traitants et donneurs d’ordre
📋 Checklist visuelle :
Identifier les sous-traitants
Formaliser les contrats RGPD
Vérifier les mesures de sécurité
Tenir les registres
Prévoir un plan d’action en cas d’incident
Outils de suivi et registre des traitements
Mettez en place un registre des traitements clair. Utilisez des outils de pilotage avec alertes, tableaux de bord, et archivage des contrats.
Bonnes pratiques à adopter
Évaluer régulièrement vos prestataires
Anticiper les violations de données
Centraliser les contrats
Assurer la formation des équipes
Utiliser une plateforme comme Subclic
Subclic, votre allié pour piloter la sous-traitance
Centralisation des documents et des contrats
Subclic vous permet de centraliser tous vos contrats de sous-traitance, avec accès rapide, versions horodatées et partage sécurisé. Fini les pertes de documents et les dossiers éclatés.
Signature électronique et suivi contractuel
Avec Subclic, vous pouvez signer électroniquement vos contrats RGPD, suivre les échéances, recevoir des alertes en cas d’oubli ou de non-conformité.
👉 Exemple : notification automatique à 3 mois de l’échéance d’un contrat.
Traçabilité, alertes et conformité en temps réel
✅ Historique des actions
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✅ Vue d’ensemble des prestataires
✅ Export des preuves de conformité
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FAQ :
-
C’est un acteur qui traite des données personnelles pour le compte d’un autre, sur instructions strictes.
-
Oui, ils ont des obligations spécifiques de sécurité, de confidentialité et de documentation.
-
Deux parties déterminent ensemble les finalités du traitement. Elles sont coresponsables.
Conclusion : Structurer, contractualiser, piloter
La conformité RGPD, un enjeu stratégique
Gérer la sous-traitance RGPD ne se limite pas à signer un contrat : il faut piloter, sécuriser, et documenter chaque action.
Gagnez en sérénité avec Subclic
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