Gain de temps, fluidité, traçabilité : le pari gagnant d’ALTER avec Subclic
ALTER est un groupe d’aménagement et de développement au service des territoires de l’Anjou. Partenaire des collectivités, ALTER conçoit et pilote des projets urbains, immobiliers et d’infrastructures qui façonnent le cadre de vie de demain. Grâce à son expertise et son ancrage local, ALTER accompagne la transformation du territoire avec des solutions durables, innovantes et adaptées aux besoins des habitants et des entreprises.
Que ce soit pour la construction de logements, l’aménagement de zones d’activités ou le développement de mobilités douces, ALTER agit avec une ambition claire : bâtir un Anjou dynamique, attractif et respectueux de son environnement.
Dans une volonté d’optimisation et de modernisation de ses processus, ALTER a choisi d’adopter la solution Subclic pour la gestion de ses actes de sous-traitance. Un an après sa mise en place, Caroline Guilloux, gestionnaire marché chez ALTER, nous partage son retour d’expérience.
« Avant Subclic, l’information pouvait se perdre si une personne était absente. Désormais, chaque gestionnaire reçoit des notifications en temps réel, garantissant un suivi efficace et partagé. Cela évite les oublis et facilite la coordination entre toutes les parties concernées. »
Pouvez-vous nous présenter ALTER en quelques mots, ainsi que vos missions et votre rôle au sein de la structure ?
“ALTER est une société d’aménagement et de construction qui intervient sur plusieurs axes : nous viabilisons des lotissements pour des particuliers ou des promoteurs, nous construisons des bâtiments publics et réalisons des infrastructures telles que des parkings au sein de l’agglomération. Nous implantons également des bâtiments pour le compte des collectivités.
En tant que gestionnaire marché, mon rôle commence après la phase d’appel d’offres menée par les juristes. Une fois les entreprises sélectionnées pour nos opérations, j’interviens sur la gestion de la sous-traitance et le suivi des marchés : validation des actes de sous-traitance, gestion des avenants, des factures, des réceptions et des décomptes généraux et définitifs pour clore financièrement les dossiers.”
Avant d’adopter Subclic, quels étaient les principaux défis liés à la gestion des actes de sous-traitance ?
“Auparavant, nous recevions les actes de sous-traitance par courrier en version originale, car nous n’acceptons que les documents disposant d’une valeur juridique conforme. Cela impliquait des délais postaux et des risques de perte ou d’oubli.
Parfois, nous recevions des documents par mail avec des signatures scannées, mais celles-ci n’ayant pas de valeur légale, nous devions systématiquement demander un envoi papier ou une signature électronique valide. Cela engendrait de nombreux échanges de mails et une perte de temps considérable pour toutes les parties prenantes.”
Comment Subclic a-t-il permis d’optimiser la gestion des actes de sous-traitance ? Quels changements concrets avez-vous observés ?
“L’adoption de Subclic a entraîné des gains significatifs en termes de temps et de fluidité dans notre gestion. Nous sommes trois gestionnaires à travailler sur les mêmes dossiers, qui concernent environ 200 à 300 opérations. Chaque opération peut comporter jusqu’à 15 lots de travaux, impliquant donc un grand nombre de sous-traitants.
Avant Subclic, l’information pouvait se perdre si une personne était absente. Désormais, chaque gestionnaire reçoit des notifications en temps réel, garantissant un suivi efficace et partagé. Cela évite les oublis et facilite la coordination entre toutes les parties concernées.”
Comment s’est déroulée la mise en place de Subclic, aussi bien en interne qu’avec vos sous-traitants ?
“J’ai été la première à utiliser Subclic chez ALTER, sur une opération test où il n’y avait qu’une seule entreprise générale et ses sous-traitants. Cette première expérience a été fluide, car l’entreprise était responsable de la gestion des actes.
Depuis fin 2024, nous avons élargi l’utilisation de l’outil à de nombreuses opérations. Certaines entreprises, n’étant pas encore familières avec la plateforme, nécessitent un accompagnement. Nous leur expliquons le fonctionnement en amont et leur transmettons un guide d’utilisation. Pour toute difficulté, elles peuvent également contacter le support de Subclic. Désormais, nous exigeons que tous les actes de sous-traitance passent exclusivement par cette plateforme, ce qui simplifie grandement les échanges.”
Avez-vous un exemple concret où Subclic a permis de gagner du temps et d’améliorer la coordination ?
“L’un des plus grands bénéfices a été la suppression des envois manuels de documents aux différents acteurs (entreprises, maître d’œuvre, SPS). Aujourd’hui, tout est centralisé et accessible en temps réel via la plateforme. Lors de ma première opération avec Subclic, nous avions 25 sous-traitants. Grâce à l’outil, j’avais une visibilité complète sur leur statut et leur validation.
L’interface est intuitive et mes collègues ont rapidement adopté la solution. Nous savons instantanément combien de sous-traitants sont impliqués dans un projet et où en est chaque validation. Les entreprises elles-mêmes disposent d’une meilleure visibilité, ce qui réduit considérablement les sollicitations inutiles.”
En trois mots, quels sont les principaux bénéfices que vous avez constatés ?
“Gain de temps, avant tout. Et évidemment fluidité et traçabilité.”
Recommanderiez-vous Subclic à vos confrères ?
“Sans hésitation, à 1000 % ! Aujourd’hui, tous mes collaborateurs l’utilisent pour leurs opérations, et nous ne pourrions plus nous en passer !”
Conclusion
L’expérience d’ALTER avec Subclic illustre parfaitement l’impact positif de la digitalisation sur la gestion des actes de sous-traitance. En apportant plus de fluidité, de traçabilité et d’efficacité, l’outil a su répondre aux enjeux d’une entreprise gérant un grand volume d’opérations. Pour ALTER, Subclic est devenu un incontournable, permettant aux équipes de se concentrer sur l’essentiel : piloter leurs projets avec sérénité et efficacité.
Merci à Caroline Guilloux pour son témoignage, ainsi qu’à l’ensemble des équipes Alter pour leur confiance.
