Moins de papier et des échanges fluidifiés pour le groupe Socopa avec Subclic
Pierre Castin, Président
“Nous ne faisons pas plus ni moins de contrats, mais nous avons complètement basculé en dématérialisé. Il y a une vraie fluidité dans les échanges qui est observée par nos assistantes travaux. Et aujourd’hui, un contrat que l’on envoie revient signé dans la journée, parfois même dans l’heure !”
© Arno Paul/Le Moniteur
Dans le secteur de la construction, ce sont plus des trois quarts des entreprises qui sont concernées par la sous-traitance. Et lorsque l’on commence à avoir un volume important d’opérations sous-traitées, ce sont autant de contrats à rédiger, signer et archiver.
En dématérialisant ce processus, Subclic permet de gagner en temps et en productivité, mais aussi de fluidifier les échanges entre entreprise principale et sous-traitants. Tout en réduisant les quantités de papier utilisées et les coûts liés au traitement de ces contrats.
Clients pionniers de la solution proposée par Subclic et utilisateurs réguliers depuis plusieurs mois, nous avons demandé à Pierre Castien et Véronique Pesce du groupe Socopa, de répondre à nos questions et de nous donner leur retour d’expérience sur l’utilisation de la plateforme.
Pierre Castien
Bonjour Monsieur Castien, tout d’abord, pourriez-vous nous dire rapidement ce que fait Socopa et quelles sont vos fonctions au sein du groupe ?
“J’occupe la fonction de PDG du groupe. Nous sommes environ une centaine de personnes au sein de Socopa et nous réalisons 25 millions d’euro de chiffre d’affaires. Nous avons deux activités clés :
la vente de maisons individuelles (bois et traditionnelles) auprès de particuliers ;
et pour les promoteurs immobiliers et bailleurs sociaux, nous sommes une entreprise de construction spécialisée dans la construction bois.”
De manière générale, quelles sont les initiatives prises par le groupe en matière de transition numérique ?
“Dans une optique de digitalisation de nos procédés, nous avons mis en place plusieurs initiatives :
la signature électronique des contrats de réservation pour la promotion immobilière ;
nous sommes passés sur tablette sur l’ensemble de l’activité de suivi des travaux ;
et nous avons mis en place une plateforme de communication directe entre conducteurs de travaux et les clients.”
Et concernant Subclic, quelles sont les problématiques qui vous ont poussé à rejoindre la plateforme ?
“La première motivation était par rapport aux contrats de maisons individuelles : ils sont obligatoires, doivent comporter des mentions légales spécifiques et surtout, ils représentent chacun des volumes importants, de 15 à 20 pages. Le flux de mise en place de ces contrats entre les conducteurs de travaux et les assistantes n’était pas simple du tout.
Nous voulions donc accélérer et fluidifier les échanges, mais aussi réduire les quantités de papier utilisées et les coûts. Car légalement, nous sommes tenus d’envoyer ces contrats par recommandés. Subclic répondait donc parfaitement à ces préoccupations et nous a notamment permis de modifier l’organisation pour les conducteurs de travaux, qui passent ainsi moins de temps au bureau.”
Il s’agit d’un changement important dans vos procédés, comment cela a-t-il été accueilli par vos collaborateurs ?
“J’ai été amené à piloter cette transformation et la mise en place de Subclic. Forcément, il y a eu un phénomène naturel de résistance au changement et cela a soulevé de nombreuses questions concernant la validité des pièces sur la plateforme, l’ajout des annexes, la capacité des sous-traitants à gérer cette transition, etc. Il a donc fallu accompagner les collaborateurs tout au long du déploiement de la solution, mais aussi les sous-traitants.”
Après quelques temps d’utilisation, est-ce que vous voyez une différence dans la gestion de vos contrats de sous-traitance ?
“Clairement oui ! Nous ne faisons pas plus ni moins de contrats, mais nous avons complètement basculé en dématérialisé. Il y a une vraie fluidité dans les échanges qui est observée par nos assistantes travaux. Et aujourd’hui, un contrat que l’on envoie revient signé dans la journée, parfois même dans l’heure !”
Véronique Pesce
Bonjour Véronique, tout d’abord quelles sont vos fonctions chez Socopa et depuis combien de temps y travaillez-vous ?
Je suis Assistante travaux chez Socopa depuis 6 ans maintenant. Je m’occupe de la relation avec tous les conducteurs de travaux et de la gestion des contrats de sous-traitance, que ce soit pour les chantiers publics ou de maisons individuelles.
Comment avez-vous appréhendé l’utilisation de Subclic et comment s’est passée sa prise en main ?
C’est avant tout dans un souci d’économie (de papier notamment) et de rapidité que nous avons commencé à utiliser Subclic. Nous avons de plus en plus d’opérations sous-traitées sur nos chantiers et nous voulons donc éviter au maximum d’utiliser le support papier. Il y a eu beaucoup de changements cette année (depuis le mois d’août 2018) au niveau informatique, et l’utilisation de Subclic pour dématérialiser nos dossiers de sous-traitance en fait partie.
C’est la direction qui a pris la décision de dématérialiser nos contrats avec cette solution, et au début je dois dire que ça a été assez difficile à intégrer. Quand on a ses habitudes dans son poste et dans sa façon de faire, forcément on a du mal à tout changer. J’ai donc perdu pas mal de temps au début, mais je me suis améliorée à l’usage et j’arrive de plus en plus à utiliser la plateforme de façon optimale, en intégrant tous les services qui sont à notre disposition.
Nous sommes en quelques sortes des clients pionniers de la solution, nous avons donc pu demander d’ajouter ou supprimer des fonctionnalités sur la plateforme pour répondre à nos propres besoins. Benjamin (ndlr : l’un des fondateurs de Subclic et le chef de produit) a réagi très vite pour améliorer certaines fonctionnalités.
Et concernant son déploiement avec vos sous-traitants ?
Nous avons d’abord fait un mail à nos sous-traitants en leur expliquant pourquoi nous avions choisi d’utiliser Subclic, pourquoi ils devaient y adhérer et surtout que c’était entièrement gratuit pour eux. Pour ceux qui ont été un peu plus long à adhérer, nous avons recruté une stagiaire qui était chargée de les contacter pour faciliter leur adhésion. C’était très important pour nous que tous nos sous-traitants rejoignent la plateforme.
Nous avons donc perdu un peu de temps au début pour la mise en place et pour faire adhérer tout le monde. Leur principale question étant de savoir si la plateforme était bien sécurisée, pour y sauvegarder leurs documents administratifs. Il a donc fallu les rassurer, mais aujourd’hui, tous nos sous-traitants sont sur la plateforme.
Dans votre quotidien, que vous apporte la solution Subclic et comment vous aide-t-elle ?
Dès que je reçois un bon de commande d’un conducteur de travaux, je peux rédiger le contrat que j’envoie ensuite aux sous-traitants. Ils le signent ou font des commentaires, et dans tous les cas je suis notifiée par mail. Je peux donc ensuite modifier si besoin puis valider et signer mes contrats sur une seule et même plateforme. Je les archive également sur mon espace en ligne et je les télécharge au format PDF pour les enregistrer sur notre propre réseau. Tous le processus se fait ainsi au même endroit : sur Subclic.
Aujourd’hui, comment vous sentez-vous par rapport à l’utilisation de la plateforme ?
Je me sens de mieux en mieux. Au début, nous demandions quelques modifications pour améliorer la rédaction des contrats, aujourd’hui, c’est davantage au niveau de la visualisation du contrat et de son archivage que nous souhaitons apporter quelques changements. Nous avons demandé pas mal de modifications pour répondre spécifiquement à nos besoins, et nous avons eu une équipe très réactive en face de nous, c’est important de le souligner.
Concernant nos sous-traitants, aujourd’hui plus de la moitié s’en servent très bien. Il ne reste qu’une minorité qui a encore un peu de mal à passer entièrement au numérique, mais d’ici janvier, cela fera plusieurs mois que nous utiliserons la solution et je pense que tout ira mieux.
Après quelques temps d’utilisation, estimez-vous que Subclic vous a permis de gagner du temps ?
Dans l’ensemble oui, l’utilisation de Subclic pour la gestion de nos contrats de sous-traitance m’a permis de dégager plus de temps pour travailler sur d’autres tâches. Aujourd’hui, ce n’est pas tant au niveau de la rédaction du contrat que j’ai l’impression de gagner le plus de temps, du moins pas au début, mais plutôt au niveau des échanges. Il n’y a plus ce délai d’acheminement par courrier et j’ai gagné beaucoup de temps sur le retour du contrat signé par le sous-traitant. C’est beaucoup plus facile et rapide pour moi de récupérer les contrats signés comme cela.
Merci beaucoup Pierre Castien et Véronique Pesce pour ces témoignages !
