Castel et Fromaget simplifie la gestion de sa sous-traitance avec Subclic !

Michaël Faille, directeur administratif

"Aujourd'hui tout est dématérialisé et en ligne : fini le suivi chronophage et la lourdeur administrative que peut avoir la contrainte du papier. Avec Subclic, c'est un gain de temps et une simplification du processus"

Fayat Métal est un acteur majeur dans la construction métallique et le levage-manutention. Cette division emblématique du groupe Fayat est reconnue pour son engagement envers la qualité, l’innovation et la satisfaction de ses clients. En 1977, l’entreprise Castel et Fromaget, originaire du Gers, rejoint en tant qu’entité, le groupe Fayat et devient rapidement un acteur clé de son secteur en proposant des solutions techniques avancées et en réalisant des projets d’envergure.

Aujourd’hui, Castel et Fromaget occupe une position de leader national. Pour améliorer ses processus de sous-traitance, l’entreprise a opté pour l’innovation numérique et a fait appel à la plateforme Subclic en 2021 pour dématérialiser sa gestion. Deux ans plus tard, Michaël Faille, directeur administratif chez Castel et Fromaget, fait le bilan des avantages quotidiens apportés par la plateforme.

Retour d’expérience

M.Faille, pour commencer, pouvez-vous nous en dire plus sur votre fonction au sein de Castel et Fromaget ? 

"Je suis Michaël Faille, Directeur Administratif et Financier chez Castel & Fromaget et membre du comité de direction. J'interviens sur la comptabilité générale, client et fournisseurs. Mais également au niveau de l'IT et la communication. De part mes responsabilités sur l'IT, j'ai une vision globale sur les différents outils et logiciels qui sont déployés au sein de la société." 

Quel est le secteur d’activité de Castel et Fromaget ? 

"Castel et Fromaget est une entreprise du secteur de la construction métallique. Notre coeur de métier est la construction d'ouvrages en métal, cela intègre principalement la structure, la charpente mais aussi la façade des bâtiments. Nous accompagnons nos clients dans  tous les secteurs d'activités économiques et sur toutes les tailles de projet. 

Aujourd'hui, Castel & Fromaget compte plus de 300 collaborateurs, en métropole, ainsi que dans les DROM-COM pour un chiffres d'affaires de plus de 100 M€." 

À quel moment et pourquoi vous êtes-vous tournés vers Subclic ? 

"En 2021, la dématérialisation des contrats est devenue une priorité ; la crise COVID ayant forcément accéléré la problématique. On s'est intéressé à ce moment-là, à une solution numérique pour la gestion de nos contrats de sous-traitance. Subclic est apparu dans nos possibilités, dans la mesure où il y avait eu un déploiement en cours au sein du Groupe. Après quelques échanges en interne, on a été convaincu de déployer l'outil rapidement." 

Et comment la solution a pu vous accompagner dans la réorganisation de vos process de gestion de la sous-traitance ?

"On a souhaité intégrer la solution chez nous en plusieurs phases, car, comme évoqué précédemment, nous sommes organisés en agences : ce qui implique des zones géographiques en métropole et à l'export très éloignées. Dans un premier temps, nous avons décidé de déployer la solution au siège à Fleurance puis au sein des agences dans un second temps. Nous avons pu constater que Subclic a généré un gain de temps conséquent dans le traitement des tâches administratives : que ce soit pour les assistantes, les secrétaires mais aussi conducteurs de travaux ou chefs de projet. 

Pour les sous-traitants également, puisqu'il n'y a plus les envois par email ou papiers avec des tableaux de suivi. Aujourd'hui, tout est dématérialisé et en ligne : fini le suivi chronophage et la lourdeur administrative que peut avoir la contrainte du papier. Avec Subclic, c'est un gain de temps et une simplification du processus." 

Si l’on compare votre gestion des contrats et documents de sous-traitance avant et après l’utilisation de Subclic, quels sont les points forts de cette solution selon vous ? 

"Pour nous, Subclic s'est révélé avoir trois points forts : On a fluidifié et facilité le processus administratif de création des contrats en interne avec la  possibilité de suivre l'avancement de chaque dossier en temps réel en ligne. Côté archivage, on a un gain de temps et de place considérable : auparavant, nous avions des armoires remplies de dossiers à manipuler alors qu'aujourd'hui, nous fonctionnons par voie  dématérialisée. Enfin, l'outil nous garantit que tous les sous-traitants ont déposé leurs documents administratifs obligatoires, dont la conformité a été vérifiée, sur la plateforme." 

Et concernant vos équipes, comment ont-elles appréhendé le fait d’utiliser Subclic pour la gestion de votre sous-traitance ? 

"Au départ forcément, comme tout nouvel outil, il y a eu une réticence au changement mais Subclic a été rapidement intégré grâce à sa simplicité et son côté intuitif. C'est une solution qui est pré-paramétrée et même si la taille de notre entreprise a conduit à certains ajustements, Subclic a pu s'adapter à certains de nos processus internes sans aucune difficulté. S'il y a eu des changements, ce ne sont que des améliorations : notamment pour les conducteurs de travaux et chefs de projets qui, aujourd'hui, vont systématiquement sur l'outil pour visualiser les  opérations. Subclic a été rapidement accepté et déployé de manière pérenne. Finalement, quelques semaines ont suffi pour intégrer parfaitement l'outil chez nous." 

Et auprès de vos sous-traitants, comment s’est passée la mise en place de Subclic, ont-ils été réceptifs à cette solution ? 

"Subclic étant une solution numérique dématérialisée, la crainte que l'on avait en interne était par rapport aux petites structures, de 2-3 personnes. Si nous avons l'habitude de collaborer avec des sous-traitants de grandes tailles qui ont l'habitude de travailler avec ce type d'outil, les petites structures elles, le sont beaucoup moins. On a alors rapidement testé et validé l'utilisation de la plateforme auprès d'eux avec un peu de pratique et d"accompagnement. Ils ont très vite adopté Subclic. D'autant que l'outil est intuitif et surtout gratuit pour eux : cela encourage leur curiosité à tester. 

La plateforme est un avantage autant pour nous que pour eux : aujourd'hui, chacune des parties signe un contrat précis, conforme et dématérialisé. Le document ne peut être modifié, ce qui les sécurise et nous aussi." 

Pour finir, avez-vous constaté une différence entre la façon dont vous traitiez les contrats de sous-traitance avant et maintenant avec Subclic ? 

"Avant, on avait beaucoup de papiers, de circulation par emails et des pertes d'informations... Aujourd'hui, tout est regroupé dans un seul et même outil. On a gagné du temps et sécurisé les  envois des contrats en adaptant réciproquement notre process avec Subclic : les conducteurs de travaux et chefs de projets n"ont plus à se préoccuper du format des contrats et du contenu final  puisqu'ils sont les garants du processus. Avant Subclic, la multiplicité des échanges ne facilitait pas le travail des assistantes, qui avaient des difficultés à formaliser rapidement les contrats avec les sous-traitants. À présent, elles maîtrisent  parfaitement les délais." 

Subclic devenu un outil clé

2 ans plus tard, Subclic continue d’être un outil clé pour Castel et Fromaget, avec plus d’une centaine de membres de leur équipe utilisant l’outil quotidiennement pour la gestion de leurs contrats de sous-traitance.

En conclusion, Subclic s'est révélé être une solution précieuse pour Castel et Fromaget, leur permettant simplifier et fluidifier leurs processus de sous-traitance : l'entreprise a pu bénéficier de nombreux avantages, grâce à la contractualisation en ligne. Des gains de temps considérables pour les exécutifs ainsi que pour la réduction de l'utilisation de papier, contribuant ainsi à une approche plus respectueuse de l'environnement. 

Subclic apporte ainsi une valeur ajoutée indéniable à Castel et Fromaget, offrant une transformation numérique réussie dans la gestion de leur sous-traitance pour ainsi renforcer leur réputation d'excellence et de professionnalisme dans leur domaine. 

Merci à Michaël Faille et aux équipes de Castel et Fromaget pour leur confiance !