Gain de temps et automatisation : les deux leviers débloqués par Terideal avec Subclic

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“La dématérialisation est dans l’air du temps”, souligne Laura Inès, Responsable administrative d’exploitation sur l’agence de Lognes au sein de Terideal. Avec plus de 350 contrats de sous-traitance à rédiger chaque année, il était devenu primordial pour le groupe de repenser son organisation et d’entreprendre de dématérialiser la gestion de sa sous-traitance.

Pour quelle raison ? Tout simplement pour gagner du temps, que ce soit dans les échanges avec les sous-traitants ou dans la rédaction des contrats. Véritables pionniers dans leur utilisation de Subclic, Benjamin Pignol et Laura Inès ont accepté de répondre à nos questions, et de nous expliquer comment Subclic leur a permis de gérer autrement et plus rapidement leurs démarches de sous-traitance.

Benjamin Pignol

Benjamin Pignol, directeur des achats

“La solution Subclic nous permet d’établir des contrats de sous-traitance dans le respect de la règlementation sur la sous-traitance, en intégrant nos exigences internes au sein de nos différentes agences.”

Bonjour Benjamin, avant de commencer, pourriez-vous nous dire rapidement qui est Terideal, où-est-ce que vous intervenez et quelles sont vos fonctions au sein du groupe ?

Benjamin Pignol
Directeur des achats

“Terideal est une entreprise de travaux et de services, et nous intervenons dans trois domaines principaux : les travaux publics, les espaces verts et les énergies. Nous nous définissons comme un aménageur urbain et 70% de notre clientèle sont des organismes publics.

En quelques chiffres, Terideal ce sont plus de 1900 personnes et un chiffre d’affaires de 250 millions d’euros en 2018. Nous intervenons principalement dans les régions d’Île-de-France, Auvergne-Rhône-Alpes et Hauts-de-France et sommes donc présents sur une grande partie du territoire français.

La complexité des projets qui nous sont confiés et le développement important de nos activités nous amènent à avoir recours régulièrement à des sous-traitants.

Pour ma part, je suis le Directeur des achats. Et jusqu’ici, c’était auprès de mon secrétariat qu’était centralisée la rédaction de tous les contrats de sous-traitance et actes spéciaux de nos directions opérationnelles. Ce qui représente chaque année plus de 350 contrats à rédiger.”

C’est donc vous qui avez décidé de dématérialiser vos contrats de sous-traitance, quelles ont été vos motivations à rejoindre une plateforme telle que Subclic ?

“Effectivement, nous cherchions avant tout un outil qui nous permette de sécuriser et de faciliter la gestion des contrats de sous-traitance. Comme je vous le disais, jusqu’à présent, leur gestion était centralisée au service achat, et nous voulions donc en profiter également pour décentraliser cette gestion vers les directions opérationnelles. Nous voulions donc être capables de garder un cadre juridique, et de fluidifier et simplifier les échanges avec nos directions, et avec nos sous-traitants.

Nous sommes également adhérents de la plateforme Attestation Légale, et la solution Subclic s’inscrit donc dans la continuité de ce que nous pouvions connaître avec Attestation Légale. Il s’agit véritablement d’une plateforme de gestion de la sous-traitance, que nous recherchions à mettre en place depuis longtemps dans nos process de dématérialisation. Nous avons cherché pendant un moment et nous ne trouvions pas, nous avons donc été très contents de trouver Subclic.”

Et comment la solution Subclic a pu vous accompagner dans la réorganisation de vos process de gestion de la sous-traitance ?

“Aujourd’hui avec Subclic, ce qui nous va particulièrement bien c’est que nous pouvons reprendre à la fois des modèles de notre fédération – la FNTP – tout en ayant la souplesse d’intégrer des éléments propres à nos exigences internes et à nos process.

En somme, la solution Subclic nous permet d’établir des contrats de sous-traitance dans le respect de la règlementation sur la sous-traitance, en intégrant nos exigences internes au sein de nos différentes agences.”

Pour finir, si l’on compare votre gestion des contrats de sous-traitance avant et après l’utilisation de Subclic, quels sont les points forts de cette solution ?

“Le vrai point fort de Subclic est que les contrats sont faits beaucoup plus rapidement. En effet, l’un des enjeux principaux du contrat de sous-traitance est d’avoir des contrats qui soient faits en temps et en heure. Et la rédaction de ces contrats avec Subclic est beaucoup plus rapide que si nous n’avions pas d’outils dédiés à cela.

Si je devais comparer, c’est vraiment dans la rapidité, que ce soit au niveau de la rédaction des contrats ou dans les échanges avec les sous-traitants, que nous avons pu apprécier une réelle différence.”

Laura Inès

Bonjour Laura, pour commencer, pouvez-vous nous dire exactement ce que vous faites au sein de Terideal et quelles sont vos fonctions ?

Laura Inès
Responsable administrative d’exploitation

“Je suis Responsable administrative d’exploitation, pour la direction régionale de Lognes (77). Nous avions pour projet au sein du groupe de dématérialiser la gestion de nos contrats de sous-traitance. C’est donc pour cela que Benjamin Pignol a fait appel à moi, pour préparer ce projet et l’aider à le mettre en place.”

Est-ce que cette démarche s’inscrit dans une volonté plus globale de Terideal d’accélérer sa transformation numérique ?

“Oui tout à fait. Aujourd’hui, et de plus en plus, les entreprises du BTP sont obligées de dématérialiser et de passer au numérique. Depuis le 1er octobre, toutes les administrations se sont mises à la dématérialisation, avec notamment les marchés publics. Notre volonté à nous est donc plus générale, mais nous ne voulons pas nous disperser sur le nombre d’outils que nous utilisons.”

Et concernant Subclic, quand avez-vous décidé de le mettre en place ?

“Nous avons choisi de mettre en place Subclic pour la gestion de nos contrats de sous-traitance à partir de janvier 2019. Cela a été pour nous l’occasion, d’une part, de dématérialiser nos contrats de sous-traitance. Mais aussi, d’autre part, de décentraliser la gestion de notre sous-traitance, de sorte à ce que chaque agence gère ses propres contrats. La mise en place de Subclic est donc intervenue à l’occasion de gros changements dans nos directions régionales.”

Vous êtes un gros groupe, comment le déploiement au sein de chaque agence s’est-il opéré et que reste-t-il à faire ?

“C’est Benjamin Pignol qui a pris la décision d’utiliser Subclic, mais nous avons piloté ensemble la mise en place. Je m’occupais principalement de la partie pratique, tandis que lui s’attachait davantage à mettre en place et améliorer le respect des process du groupe.

Nous avons donc commencé par mettre en place Subclic dans mon agence, celle de Lognes, pour expérimenter la solution. Après ces quelques mois de test, nous avons décidé de prolonger le déploiement sur deux autres directions régionales. Il nous restera ensuite trois autres directions à déployer. Ce qui sera mis en place d’ici la fin du mois de mai / début du mois de juin.”

Et concernant vos équipes, comment ont-elles appréhendé le fait d’utiliser Subclic pour la gestion de votre sous-traitance ?

“La première mise en place a été un peu longue de notre côté, du fait que nous étions en pleine réorganisation interne. Nous étions également en début d’année et cela a donc constitué une nouvelle charge de travail pour les responsables administratifs/ves. Mais dans l’ensemble, tout s’est très bien passé. Et je suis convaincue que la mise en place sur les autres directions régionales sera beaucoup plus rapide.”

Outre le fait de dématérialiser vos contrats de sous-traitance, pourquoi aviez-vous besoin d’un outil comme Subclic et comment l’avez-vous trouvé ?

“Nous savions que les personnes qui allaient dorénavant s’occuper de la sous-traitance étaient des personnes qui ne le faisaient pas auparavant. La mise en place de Subclic était donc importante pour nous car la plateforme constitue un excellent moyen de cadrer la rédaction des contrats en l’automatisant au maximum. Nous voulions un outil capable de faire cela. Nous avons donc cherché et consulté des prestataires, puis nous sommes tombés sur Subclic, qui répondait parfaitement à nos besoins.”

Et auprès de vos sous-traitants, comment s’est passée la mise en place de Subclic, ont-ils été réceptifs à cette solution ?

“Je trouve que le déploiement de Subclic auprès des sous-traitants s’est plutôt bien passé. Même s’il y a forcément eu deux ou trois cas de résistances particulières. Nous avons fait un courrier leur expliquant notre volonté de dématérialiser et qu’ils allaient recevoir des invitations à rejoindre la plateforme. J’ai même été assez surprise des adhésions rapides des sous-traitants sur Subclic, y compris avec ceux avec qui nous n’avions pas de contrats en cours à ce moment-là.

Je pense que la dématérialisation est dans l’air du temps, il n’y a donc pas de trop de mal à faire comprendre notre démarche aux entreprises avec lesquelles nous travaillons.”

Pour finir, est-ce que vous avez constaté une différence entre la façon dont vous traitiez les contrats de sous-traitance avant et maintenant avec Subclic ?

“Oui, on gagne du temps ! La rédaction du contrat va beaucoup plus vite, et sur les signatures avec les sous-traitants, on a gagné beaucoup de temps. En moyenne, l’étape la plus longue était celle où le contrat restait chez le sous-traitant pour signature. Si je dois comparer, il se passait régulièrement environ trois semaines entre le moment où le contrat partait de chez nous et qu’il revenait signé. Alors que maintenant, avec Subclic, il se passe moins d’une semaine.”

Merci beaucoup Benjamin Pignol et Laura Inès pour ces témoignages !