OPAC de l’Oise et Subclic : Le duo gagnant pour une sous-traitance simplifiée
Eve Boquelet, assistante montage d’opérations
“Je n'envisage pas de faire marche arrière : j'ai pris conscience des contraintes liées à l'utilisation du papier, contraintes qui avaient un impact sur ma charge de travail.
À mes yeux, Subclic est devenu indispensable aujourd'hui !”
Le secteur du logement social est un pilier essentiel de la société, garantissant à tous un habitat convenable et abordable. Dans ce secteur, l’OPAC de l’Oise, spécialisée dans le logement social, couvre tout le département de l'Oise, jouant ainsi un rôle crucial dans le bien-être de ses résidents. l’OPAC de l’Oise s'est imposée comme un acteur de premier plan dans le domaine de l'immobilier social, offrant à plus de 30 000 familles des logements de qualité à des tarifs abordables.
L’OPAC de l’Oise a marqué de son empreinte de nombreux projets emblématiques qui ont contribué à l'amélioration de la qualité de vie dans le département. Des ensembles résidentiels modernes aux rénovations de logements anciens, ce bailleur social a laissé sa trace dans de nombreuses villes et communes de l'Oise.
Un partenariat stratégique avec Subclic
L’Opac de l’Oise se fixe des objectifs élevés en termes de qualité de service et d'efficacité opérationnelle, jusqu’à chercher des solutions innovantes pour optimiser la gestion de ses opérations. Leurs besoins spécifiques comprennent :
Faciliter la signature des actes de sous-traitance de manière transparente et efficace.
Dématérialiser les processus pour gagner en efficacité et réduire la paperasserie.
Centraliser l'ensemble de la documentation pour une gestion simplifiée.
La recherche constante de solutions innovantes, reste aujourd’hui au cœur de leur démarche. C'est dans cette optique que l'OPAC de l'Oise a fait le choix de collaborer avec Subclic, une décision qui promet de propulser l'efficacité opérationnelle de l'organisation vers de nouveaux sommets, si on y croit l'une de leurs collaboratrices : Eve Boquelet. Opérationnelle depuis trois ans chez eux, elle nous explique en quoi la plateforme a amélioré significativement son quotidien.
Pouvez-vous nous en dire plus sur votre parcours chez l’Opac de l’Oise ?
Bonjour, je suis Eve Boquelet, cela fait aujourd'hui 3 ans que j’exerce au sein de l’OPAC de l’Oise. Pour ma part, j'occupe le poste d'assistante montage d'opérations. Mes responsabilités principales sont liées à la création d'opérations, y compris les aspects techniques et de faisabilité, ainsi que les consultations des maîtres d'œuvre ou des entreprises de travaux.
En outre, je suis également chargée du suivi administratif et financier des chantiers, notamment en ce qui concerne le traitement des agréments de sous-traitance. Mon rôle implique donc la gestion de plusieurs projets de réhabilitation dans la région de l'Oise et des zones avoisinantes. De plus, l'OPAC de l’Oise dispose d'une autre unité dédiée à la construction neuve, qui mène également des consultations pour des projets de construction."
Avant d'adopter Subclic, quelles ont été les difficultés rencontrées dans la gestion de votre sous-traitance ?
"Avant, les entreprises titulaires du marché me transmettaient les demandes d'agréments par le biais de liens We Transfer ou sous forme de dossiers au format Zip. Ce processus représentait un défi considérable : rassembler l'ensemble des documents administratifs requis de manière complète et à jour.
Il fallait effectuer une première impression papier de l'ensemble du dossier administratif et de la demande d'agrément. Ensuite, je créais un dossier sur la plateforme E-Attestation, ce qui entraînait plusieurs cycles d'échanges avec l'entreprise pour corriger d'éventuelles erreurs. Une fois que le dossier administratif était validé, le courrier accompagnant la demande d'agrément partait en signature et en contrôle auprès de notre signataire interne. Ensuite, il me revenait pour créer une copie et l'envoyer en courrier recommandé. Je devais également scanner le document…
Ce processus s'avérait long, chronophage, en particulier lorsqu'il y avait de nombreuses modifications à prendre en compte. À titre d'exemple, pour une opération couvrant l'ensemble des corps de métier, j'ai pu avoir jusqu'à 17 sous-traitants et autant de modifications, ce qui signifiait un grand nombre de courriers recommandés à envoyer ! Cette situation nécessitait une optimisation afin de simplifier et accélérer le processus tout en réduisant notre impact environnemental."
Quels étaient vos principaux objectifs lors de la recherche d’une solution telle que Subclic ?
"Nos différents interlocuteurs de la direction d’OPAC de l’Oise nous ont invités à participer à une phase de test sur deux opérations distinctes. Pour ma part, j'ai été sélectionnée pour tester cette approche sur l'une de mes opérations de grande envergure. L'objectif était de déterminer comment la dématérialisation pourrait optimiser notre gestion du temps, et dès cette première phase de test, j'ai pu confirmer cette hypothèse !
Notre première priorité était de mettre un terme aux envois de courriers recommandés, ce qui aurait pour conséquence d'éliminer tout le processus fastidieux de traitement, de numérisation, de copie et d'envoi postal. De plus, en ce qui concerne les signatures électroniques, leur utilisation permettait de garantir que les sous-traitants avaient effectivement accès aux agréments ou aux modifications, avec une certification garantissant l'authenticité des documents.
Cette expérience s'est révélée très prometteuse, ouvrant la voie à une approche plus efficace et écologique dans la gestion de nos opérations avec Subclic !"
Comment avez-vous appréhendé le fait d’utiliser l’outil Subclic pour la gestion de votre sous-traitance ?
"Je n'ai eu aucune appréhension quant à l'utilisation de l'outil, car j'ai eu la chance de bénéficier d'une formation dispensée par Subclic. Cette formation m'a permis de bien comprendre son fonctionnement. De plus, en cas de doute, je peux toujours compter sur le support client, qui se révèle très efficace et réactif. L'outil lui-même est très intuitif, que ce soit pour la création des opérations, le processus de validation ou la consultation des documents. Son interface est conviviale, ce qui le rend facile à prendre en main."
Si l’on compare votre gestion des contrats et documents de sous-traitance avant et après l’utilisation de Subclic, quelles sont les valeurs ajoutées à cette solution ?
"Je dirai un gain de temps considérable : toutes les phases du processus sont simplifiées et fluidifiées. Subclic me permet d'économiser 50% de mon temps de traitement quotidien. L'outil me permet aujourd'hui d'automatiser certaines tâches, notamment les demandes d'agréments et d'obtenir une visibilité sur tous les sous-traitants agréés depuis le début."
Comment s’est passée la mise en place de Subclic auprès de vos sous-traitants et entreprises : ont-ils été réceptifs à cette solution ?
"Concernant l’unité de réhabilitation, il a été facile de les accompagner. Il suffisait d'orienter les entreprises et sous-traitants vers Subclic, qui met à disposition les guides de démarrage et d'utilisation. D'autant que le support client est, une nouvelle fois, très présent et réactif pour les accompagner."
Après 8 mois d'utilisation, recommanderiez-vous la plateforme Subclic dans la gestion des actes ?
"Mon objectif en interne est de généraliser l'utilisation de l'outil à 100% de nos opérations ! À ce jour, lorsque j'ai encore des opérations en cours qui impliquent des demandes sur papier, je les considère comme des contraintes par rapport à mes opérations entièrement dématérialisées. Je suis déterminé à poursuivre cette transition vers la dématérialisation complète pour rendre nos processus plus efficaces et économiser du temps précieux.
Je n'envisage pas de faire marche arrière. J'ai pris conscience des contraintes liées à l'utilisation du papier, contraintes qui avaient un impact sur ma charge de travail et sur la garantie de la conformité administrative. À mes yeux, Subclic est devenu indispensable aujourd'hui."
Une collaboration qui fait la différence
En conclusion, cette collaboration avec Subclic s'annonce comme un tournant majeur dans la gestion de la sous-traitance chez Opac de l’Oise. Le témoignage d'Eve Boquelet, démontre les avantages indéniables de la dématérialisation des processus. Les améliorations significatives apportées avec la plateforme, nous encouragent à toujours faire mieux pour nos clients.
Vous aussi, faites confiance à Subclic pour la gestion de votre sous-traitant et la simplification de vos process !
Merci à Eve Boquelet et à toute l'équipe d'OPAC de l'Oise pour leur confiance.
