Alter et Adequasol - Témoignages croisés d'une entreprise et d'un sous-traitant

Camille Freby, secrétaire

“Avant nous faisions tout par papier ou par email. Là où je mettais le plus de temps, c’était à la rédaction des contrats de sous-traitance, qui est donc plus rapide sur Subclic.”

Dans ce témoignage croisé, nous avons interrogé deux utilisatrices de Subclic : Camille Freby, Secrétaire chez Alter, une entreprise du BTP basée à Colmar ; et Aude Hahn, Secrétaire-Comptable chez Adequasol, l’un des sous-traitants d’Alter, spécialisé dans le dallage industriel.

Toutes deux s’accordent sur un point : Subclic leur a permis de gagner un temps considérable dans leurs échanges et le traitement de leurs contrats de sous-traitance. Comme le souligne notamment Aude Hahn : « avec Subclic, les échanges sont facilités et beaucoup plus rapides, aussi bien pour eux que pour nous ». Découvrez leurs témoignages respectifs.

Camille Freby, Alter

Bonjour Camille, avant de commencer, pourriez-vous nous dire rapidement quelles sont vos fonctions chez Alter et dans quels domaines intervient votre entreprise ?

“Alter est une entreprise de Travaux Publics, nous intervenons principalement sur tout ce qui est terrassement, voirie, réseaux et gros œuvre. Pour ma part, je suis Secrétaire, et au-delà de tout ce qui touche à l’administratif, je m’occupe également de la création des chantiers et de faire le lien entre les conducteurs de travaux et la maîtrise d’œuvre. Et enfin, de tout ce qui est en relation avec la sous-traitance.”

Qui a pris la décision chez Alter de passer à une solution comme Subclic pour dématérialiser vos démarches de sous-traitance ?

“C’est une collègue comptable qui était en poste à ce moment-là qui m’a parlé de Subclic. Donc nous en avons discuté ensemble, puis nous avons décidé d’essayer la solution qui nous paraissait être une bonne idée.”

Vous êtes de ce fait, la première utilisatrice de Subclic chez Alter, comment fonctionniez-vous avant et quels sont les points forts de la solution ?

“Avant nous faisions tout par papier ou par email. Là où je mettais le plus de temps, c’était à la rédaction des contrats de sous-traitance, qui est donc plus rapide sur Subclic. Si je devais donner un ordre d’idée, ce serait environ 15 min de moins que je passe sur chaque contrat. Mais quand on fait 3 ou 4 contrats sur une journée, et plus de 20 contrats par mois, le calcul est vite fait, cela représente un gain de temps considérable.”

Et au niveau de vos sous-traitants, les échanges et la mise en place se sont-ils bien passés ?

“En général la mise en place se passe bien avec nos sous-traitants. Mais je prends toujours le temps de les appeler, pour leur expliquer ce qu’est Subclic et ce qu’ils doivent faire sur la plateforme. Pour certains, le fait de se lancer reste toujours un peu compliqué, mais ils comprennent vite que c’est beaucoup plus simple pour eux.“

Et pour conclure, après bientôt 1 an d’utilisation de Subclic, quels changements avez-vous pu observer dans votre organisation ?

“Le fait que chaque contrat de sous-traitance soit enregistré sur la plateforme, c’est déjà beaucoup plus rapide pour moi. Et quand un client me demande des pièces pour un sous-traitant, j’ai juste à les télécharger et à lui transmettre par email. D’une manière générale, je dirais donc que Subclic c’est pour moi un véritable gain de temps, et des économies de papiers !“

Aude Hahn, Adequasol

Bonjour Aude, pouvez-vous nous présenter rapidement Adequasol, ainsi que vos fonctions au sein de l’entreprise et votre relation avec Alter ? 

“Chez Adequasol nous intervenons principalement sur tout ce qui est dalles et dallages dans l’industriel. Et nous sommes donc souvent sous-traitant dans les constructions, dès lors qu’il y a des dallages à couler. Concernant Alter, cela fait plusieurs années que nous travaillons avec eux, sur des chantiers dans le Haut-Rhin essentiellement.

Pour ma part, je suis Secrétaire-Comptable chez Adequasol. Nous sommes deux à ce poste, mais c’est moi qui m’occupe essentiellement des clients, et donc de tout ce qui est suivi, contractualisation, facturation, documents administratifs, etc. Et donc de tout ce qui est démarches et contrats de sous-traitance.“

Vous avez été invité par Alter à rejoindre Subclic, comment avez-vous pris en main la solution de votre côté ?

“J’ai trouvé cela très simple, nous commençons à avoir l’habitude d’utiliser ce type de plateforme, puisque nous avons de plus en plus de demandes avec les marchés publics par exemple. Subclic nous permet vraiment de faciliter les échanges, le transfert des documents et des contrats, et c’est devenu beaucoup plus rapide au niveau de la validation.“

Par rapport aux contrats de sous-traitance que vous faites avec d’autres entreprises, ou même avant avec Alter, quelles différences avez-vous pu constater avec Subclic ?

“Subclic facilite vraiment nos échanges. Au niveau des pièces administratives par exemple, cela nous évite de les retransmettre à chaque fois, puisqu’elles sont directement disponibles sur la plateforme et nous recevons un message dès que l’une d’entre elles est expirée. Autrement, nous devions renvoyer à chaque fois le contrat avec les pièces, et cela faisait beaucoup de choses à transmettre.

Avec Subclic, les échanges sont donc facilités, et beaucoup plus rapides, aussi bien pour eux que pour nous. La direction a également accès aux documents et peut facilement valider les contrats, et les dossiers sont toujours complets. C’est d’autant plus pratique que si nous avons besoin d’intervenir en urgence, il n’y a jamais de documents qui manquent.”

Merci beaucoup Camille Freby et Aude Hahn pour ces témoignages !